Загрузка номенклатуры в 1С 8.3 из Excel – пошаговая инструкция

Получить 200 видеоуроков по 1С бесплатно:

В 1С 8.3 Бухгалтерия (3.0) предусмотрена возможность не создавать позиции номенклатуры вручную, а импортировать их из внешнего файла. На текущий момент это файлы, содержащие данные в «табличном» виде: *.xlsx, *.xls, *.mxl, *.csv, *.ods. Данный функционал позволяет помимо номенклатуры импортировать и цены на неё. Например, поставщик предоставляет свои прайс-листы электронном виде и нужно периодически «актуализировать» цены на номенклатуру в информационной базе в соответствии с действующими ценами поставщика (о ручном заполнения прайса мы писали в другой статье – Установка цен номенклатуры).

Перед тем, как загружать прайс лист с товарами, убедитесь в заполнении справочника Типы цен номенклатуры. Рассмотрим порядок загрузки цен в программу 1С из файла Excel в виде пошаговой инструкции.

Подготовка файла для загрузки в 1С 8.3 из Excel

Для того чтобы произвести импорт цен в 1С 8.3, нужно подготовить файл. Структура исходного файла может быть произвольной, главное, чтобы в нем были колонки с наименованием номенклатуры, по которым система может определить, существует уже в информационной базе такая позиция, или нужно создавать новую:

пример файла excel

Обработка по загрузке номенклатуры и цен в 1С 8.3 доступна из формы списка справочника Номенклатура – раздел Справочники:

Доступ к обработке по загрузке номенклатуры и цен

Перед началом импорта система предложит указать файл Excel с исходными данными:

Выбор файла с данными для загрузки номенклатуры и цен

Сопоставление полей номенклатуры в 1С

На шаге 1 выполняется сопоставление колонок исходного файла с номенклатурой и ценами тем реквизитам, которые определены для элементов справочника Номенклатура. Если наименование колонки совпадает с наименование реквизита, то система такое сопоставление произведёт самостоятельно.

Это сопоставление используется как для поиска в информационной базе уже имеющихся позиций (иначе при импорте каждый раз создавалась бы новая), так и в том случае, если номенклатура не найдена. Тогда при создании новой номенклатурной позиции реквизиты заполняются из соответствующих колонок файла:

Сопоставление колонок исходного файла реквизитам справочника Номенклатура

Так как в нашем случае нужно импортировать цены номенклатуры, то необходимо указать, из какой колонки система должна брать значение цены. Если название колонки с ценой совпадёт с наименованием имеющегося типа цен, то такая колонка будет определена автоматически. Но так как за один раз можно импортировать только значения по одному типу цен, то определена будет только первая из найденных колонок, поэтому такое сопоставление типа загружаемой цены и колонки в файле всегда необходимо контролировать.

Если колонка с ценами не определена, то цены импортированы не будут:

Сопоставление типа загружаемой цены колонке исходного файла

Если существует необходимость, то удаляются лишние колонки и строки, то есть те данные, которые не должны загружаться.

Важно: при импорте цен должна остаться только одна колонка с ценами. Это связано с тем, что один документ Установка цен номенклатуры в 1С может зарегистрировать цены только для одного типа цен:

Удаление данных, которые не будут импортироваться из внешнего файла

После того, как данные файла соответствующим образом сопоставлены, можно переходить к шагу 2, то есть непосредственно к загрузке данных из Excel в 1С 8.3.

Загрузка прайса и товаров в 1С Бухгалтерию

На втором шаге, непосредственно перед выполнением импорта, система отобразит информацию о том, какие позиции номенклатуры удалось сопоставить уже имеющимся, какие будут созданы при импорте:

Переход ко второму шагу – загрузке данных

Пользователь имеет возможность внести коррективы: отказаться от создания новых позиций и указать явно ту номенклатуру, для которой устанавливать цену, настроить правила заполнения для вновь создаваемой номенклатуры и другое. Если что-то не устраивает, то можно вернуться к предыдущему этапу по кнопке Назад:

Контроль за процессом создания при импорте новых позиций номенклатуры и корректностью сопоставления с уже существующей

Поскольку в данном примере выполняется не только (и сколько) импорт номенклатуры, но и загрузка цен, то необходимо на проверить значения реквизитов Тип цен и Установить цены на. Именно они определят дату автоматически создаваемого при загрузке документа 1С Установка цен номенклатуры и тип цен, который будет этим документом регистрироваться:

Контроль реквизитов формируемого в результате загрузки документа Установка цен номенклатуры

При нажатии на кнопку Загрузить будет произведено (при необходимости) создание в информационной базе новых номенклатурных позиций и документа регистрации цены номенклатуры (опять же, если цены загружались) и форма загрузки будет закрыта:

Запуск непосредственно импорта данных о номенклатуре и ценах в информационную базу

Автоматически созданный документ Установка цен номенклатуры в дальнейшей работе ничем не отличается от созданных прочими способами. Для удобства пользователей, у таких документов при загрузке цен из внешнего файла устанавливается соответствующий комментарий: «#Загружен из файла»:

Документ Установка цен номенклатуры, автоматически сформированный при загрузке цен из внешнего файла

Для загружаемых в информационную базу документов, которые были получены в результате обмена, система автоматически присваивает служебные комментарии: загружен новый, изменен, отменено проведение, проведен. Когда в базу 1С загружается новый документ либо перезаписывается в результате изменений уже существующий, то присваивается комментарий, чтобы проще было отслеживать модификации документа и соответствующим образом реагировать на изменения. Более подробно о значении служебных комментариев в документах смотрите в нашем видео:

Получить бесплатно



Добавить комментарий / написать вопрос

Ваше Имя*

Все комментарии (12)
  • Avatar

    staheeva.ptz Ноя 23 2016 - 13:31 Ответить

    Спасибо за ответ! т.е прайс поставщика с ценами я смогу загрузить в 1С базовую?

    • Avatar

      Ирина Шаврова Profbuh8.ru Ноя 23 2016 - 13:34 Ответить

      Да, даже сфомируется документ установки цен номенклатуры.

      Процедура не такая уж простая. Прочитайте внимательно статью и попробуйте сначала сделать все в копии базы.

      • Avatar

        staheeva.ptz Ноя 23 2016 - 13:42 Ответить

        спасибо. Ирина! Можно еще один вопрос, немного из другой темы? Планируем покупать программу 1С 8.3, фирма небольшая, только начинаем работать, поэтому в средствах ограничены. Если мы приобретем программу 1С Базовую (это намного дешевле, чем ПРОФ), возможно ли будет загружать от поставщика документы в виде файла Excel со штрих-кодом (цифра), чтобы они вставали в программе, как поступление товаров (акты,накладные)? или может быть в каком-то другом формате можно подгрузить в 1С (поставщик говорит, что может отправлять накладные в любом удобном для нас виде)?
        Уже хорошо, что есть возможность в базовой версии подгружать прайс поставщика (не нужно будет вручную вводить данные номенклатуры). Хотелось бы еще автоматизировать оформление поступления товаров…

        • Avatar

          Ирина Шаврова Profbuh8.ru Ноя 23 2016 - 14:12 Ответить

          Да, базовая это хороший вариант. Функционал Базовой и ПРОФ – одинаковый, но разные возможности работы с программой.
          Базовая версия предполагает, что на ней будет работать один бухгалтер. Есть ограничения по изменению конфигурации (обычно она и не нужна). Внутри базы можно работать только с одной организацией. Но число таких баз можно задавать сколько необходимо. И т. д. Если Вы будете одна работать с базой, то Базовая версия Вам подойдет. Если число работающих больше, то придется приобретать ПРОФ.
          —————————————————————————————-
          Базовая имеет свои плюсы: очень дёшева (4800 руб., что более чем в 3 раза меньше ПРОФ) и не требует покупки диска ИТС (это более 15000 руб и выше в год), для того, чтобы иметь возможность обновления конфигурации. Поэтому, если круг лиц, работающих с базой невелик (1-3 человека и они могут работать “по очереди”), то приобретайте Базовую.

          Что касается загрузок прайсов, то мы разобрались. Вы можете загрузить их, но ТОЛЬКО из файла EXCEL. Никаких штрихкодов. Только цена и номенклатура.
          Если хотите обмениваться с контрагентами электронными документами, то придется подключать функционал ЭДО (обмен Электронными документами). Это платно и ваш контрагент тоже должен работать на нем. Это за дополнительную плату.
          Все это Вы можете узнать в службе техподдержки ЭДО. Вот сайт 1С-ЭДО:
          http://1c-edo.ru/handbook/28/2561/
          Техническая поддержка: 8 800 333-93-13

          Потребуется еще подключение 1С:Отчетности для сдачи отчетов – это еще 4900 за год.
          И подключение к ИТС-поддержке по проверке контрагентов, если захотите – тоже дополнительная плата.
          Поэтому затраты будут значительно больше 4900 рублей.

          • Avatar

            staheeva.ptz Ноя 23 2016 - 14:32 Ответить

            Ирина! Спасибо Вам огромное за ответ, очень мне помогли. Работать в программе будет один бухгалтер (это я), работников (т.е. начисления зарплаты в программе не будет). Поэтому конечно для начала деятельности подойдет Базовая версия. 1С-Отчетность также будем покупать одновременно с программой. По поводу обмена с контрагентами электронными документами хотела уточнить. Наш поставщик работает с электронным документооборотом EDI (для меня это все не очень понятно), у них тоже программа 1С, но электронный документооборот EDI. Возможно ли при подключении функционала ЭДО обмениваться документами с этим поставщиком?

            • Avatar

              Ирина Шаврова Profbuh8.ru Ноя 23 2016 - 15:01 Ответить

              Это специальная доработка Контура, она будет платная. И довольно серьезно по сравнению с базовой версией.
              EDI встроено в “1С:Управление Торговлей”, “1С:Предприятие”, “1С:Торговля и Склад”, “1С-Рарус:Торговый комплекс.Продовольственные товары”.
              В другие конфигурации подключают специалисты, так что подключение возможно. Во всяком случае, по Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0 – подключение делается.
              Но это достаточно дорогое удовольствие.
              —-
              Вот сайт: https://kontur.ru/edi
              Обратитесь в техподдержку и проконсультируйтесь по Вашей ситуации.
              Там Вам все объяснят.

              • Avatar

                staheeva.ptz Ноя 23 2016 - 15:15 Ответить

                Спасибо огромное Вам за ответы. Обязательно пообщаюсь с техподдержкой Контура.
                А EDI встроено в программы, которые вы указали выше, только в ПРОФ? встроено ли EDI в базовую , например 1C “Управление Торговлей”? Потому что в дальнейшем планируем покупку этой программы и будем синхронизировать данные из нее в 1С Бухгалтерию.

                • Avatar

                  Ирина Шаврова Profbuh8.ru Ноя 23 2016 - 15:19 Ответить

                  На сайте пишут, что встроено. И совместимо с другими решениями 1С. Не зависимо от того базовая или ПРОФ.
                  Цена вопроса свыше 15 000 руб. Ежегодно.

                  Но мы консультируем по 1С, по EDI Вам лучше обратиться за консультацией напрямую.
                  Сайт я указала. Там есть телефоны техподдержки и другая полезная информация.

                  • Avatar

                    staheeva.ptz Ноя 23 2016 - 15:24

                    Спасибо. Вы мне очень помогли. Извините за такое количество вопросов от меня….

                  • Avatar

                    Ирина Шаврова Profbuh8.ru Ноя 23 2016 - 15:25

                    Удачи, пусть все получится!)

  • Avatar

    staheeva.ptz Ноя 23 2016 - 12:59 Ответить

    Добрый день! Подскажите пожалуйста, такая Загрузка номенклатуры в 1С 8.3 из Excel, возможна в программе 1С 8.3 БАЗОВАЯ ? (именно интересует базовая, а не ПРОФ)

Добавить комментарий / написать вопрос

Ваше Имя*

×
Зарегистрируйтесь и получите бесплатно более 200 видеоуроков
по работе в 1С:Бухгалтерия 8, 1С:ЗУП 8, 1С:УТ 8

Пароль будет направлен Вам на E-mail, который Вы укажете

Мы гарантируем безопасность ваших данных
и ни при каких условиях не передадим их
третьим лицам