Авансовый отчет в 1С 8.3 – образец заполнения

Получить 200 видеоуроков по 1С бесплатно:

В данной статье рассмотрим образец заполнения документа Авансовый отчет, Расходный кассовый ордер (РКО) в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 и сформируем Оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) по счету 71 для контроля состояния расчётов с подотчётным лицом в 1С 8.3.

Как сделать авансовый отчет в 1С 8.3

Авансовый отчет – это документ типовой формы, который подтверждает расходование аванса, составляемый и представляемый подотчетным лицом, подкрепляемый подтверждающими расход документами. В нем отражаются сведения о полученных подотчет сумм, фактически произведенных расходах, остаток подотчетных сумм или их перерасход.

Расположение Авансового отчета в программе 1С Бухгалтерия 8.3: раздел Банк и Касса – группа Касса – документ Авансовый отчет:

Авансовые отчеты в интерфейсе 1С

Авансовый отчет в 1С 8.3 оформляется в той валюте, в которой выданы денежные средства работнику – подотчетному лицу. То есть если РКО был выписан сотруднику в валюте, то и авансовый отчет должны отразить в валюте.

Авансовый отчет в 1С 8.3 по умолчанию формируется в рублях. Чтобы изменить валюту, проходим по ссылке Редактировать цены и валюту и в отрытом окне настроек выбираем валюту:

изменение цены и валюты документа

Документ имеет несколько табличных частей:

табличные части документа Авансовый отчет в 1С

На закладке Авансы указывается информация о выданных денежных средствах и отражаются следующие документы:

  • РКО;
  • Списание с расчетного счета;
  • Выдача денежных документов:

ввод информации о выданных денежных средствах

На закладке Товары – денежные средства, выданные подотчетному лицу, могут быть израсходованы на приобретение товаров. В этой закладке отражаются следующие предъявленные документы на приобретенные ценности:

  • Чеки;
  • Накладные;
  • Счета-фактуры:

ввод документов на приобретенные ценности

Закладка Возвратная тара заполняется в том случае, если подотчетное лицо приобрело возвратную тару:

ввод документов на приобретенную возвратную тару

Закладка Оплата. Деньгами сотрудник так же мог оплатить какие-либо ранее имеющиеся задолженности организации перед контрагентами, либо выплатить аванс контрагенту:

ввод документов по произведенной оплате поставщикам

На закладке Прочее отражаются все остальные расходы:

  • Суточные;
  • Расходы на приобретение билетов;
  • На услуги (представительские) и т.д.:

ввод прочих расходов

Более подробно особенности отражения операций по расчетам с подотчетным лицом: основные документы, счета учета, правила учета подотчетных сумм, порядок отражения расходов по авансовому отчету в 1С 8.3 изучены на курсе по работе в 1С 8.3

Как сделать расходный кассовый ордер (РКО) в 1С 8.3

Для создания документа Авансовый отчет в 1С 8.3 необходимо составить документ Расходный кассовый ордер, который находится в разделе Банк и касса, в журнале расходных кассовых ордеров:

Расходный кассовый ордер в интерфейсе 1С

Нажимаем кнопку Создать и заполняем обязательные реквизиты документа:

  • Вид операции – выбираем Выдача подотчетному лицу;
  • В поле Получатель выбираем сотрудника, которому выдаем денежные средства подотчёт;
  • Указываем сумму;
  • Выбираем Статью денежных средств (через Выбрать)Выдача денежных средств подотчётнику:

заполнение документа Расходный кассовый ордер в 1С

  • Заполним поля Основание и Приложение:

заполнение полей Основание и Приложение

Проводки документа Расходный кассовый ордер

Проводим документ (кнопка Провести) и смотрим, какие проводки сформировались:

проводки по выдаче денежных средств в подотчет

Нажимаем на кнопку Записать и закрыть. Таким образом, проводим и закрываем РКО в 1С 8.3.

Как заполнить Авансовый отчет в 1С 8.3

Переходим к Авансовому отчету и создадим новый через кнопку Создать. Заполняем обязательные поля документа:

  • В поле Подотчетное лицо указываем сотрудника организации, который передал в бухгалтерию Авансовый отчет;
  • В поле Склад указываем склад организации, на котором будут отражаться материалы, приобретённые сотрудником;
  • Табличная часть. На закладке Авансы через Добавить вводим документ по выдаче аванса:

заполнение документа Авансовый отчет в 1С

РКО, который сформировали ранее:

выбор РКО

Сотрудник представил подтверждающий документ – счёт-фактуру от продавца. Отразим его на закладке Товары через кнопку Добавить и введём информацию о приобретенном товаре:

  • Указываем сведения о товарной накладной и счёт-фактуре;
  • Проставляем галочку в поле «СФ» поставщика.
  • Вводим данные о счёте-фактуре и после проведения документа он создается  программой 1С Бухгалтерия 8.3 автоматически:

ввод данных счёта-фактуры от продавца в авансовый отчет

Проводки документа Авансовый отчёт

Проводим документ Авансовый отчёт в 1С 8.3 и смотрим проводки им сформированные:

Проводки документа Авансовый отчёт

Контроль состояния расчётов с подотчётным лицом в 1С 8.3

Для контроля состояния расчётов с подотчётным лицом в 1С 8.3 необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 в разделе Отчеты:

оборотно-сальдовая ведомость по счету в интерфейсе 1С

Если дебетовое и кредитовое сальдо по сотруднику отсутствует, то значит, что он полностью израсходовал средства, которые получил в подотчёт.

На сайте ПРОФБУХ8 можно ознакомиться с другими бесплатными статьями и видеоуроками по конфигурации 1C Бухгалтерия 8.3

Как избежать ошибки при оформлении авансового отчета в 1С 8.2 (8.3) смотрите в следующем видео:

Получить бесплатно



Добавить комментарий / написать вопрос

Ваше Имя*

×
Зарегистрируйтесь и получите бесплатно более 200 видеоуроков
по работе в 1С:Бухгалтерия 8, 1С:ЗУП 8, 1С:УТ 8

Пароль будет направлен Вам на E-mail, который Вы укажете

Мы гарантируем безопасность ваших данных
и ни при каких условиях не передадим их
третьим лицам