Перенумерация в 1С 8.3: как исправить нумерацию

Получить 200 видеоуроков по 1С бесплатно:

Часто бывает, что в работе бухгалтера возникают «завалы» из документов, разнести которые в программу  1С 8.3 день в день физически сил нет. А еще от текущей работы никто не освобождал. В таком случае бухгалтер разносит в 1С 8.3 документы «задним числом». Таким образом, возникает необходимость в исправлении нумерации документов в 1С 8.3.

Второй случай необходимости в перенумерации документов в 1С 8.3, когда другой пользователь выписал документ до того, как бухгалтер успел разнести «вчерашние» документы, и, соответственно, в 1С 8.3 сбилась хронологическая нумерация выдаваемых документов.

В 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 можно исправить нумерацию как входящих, так и исходящих документов. Остановимся на этом поподробнее.

Как исправить нумерацию входящих документов в 1С 8.3

Номера входящих документов пользователи 1С 8.3 ставят вручную, поэтому при обработке большого количества документов велика вероятность ошибки.

В случае ошибки исправление нумерации входящих документов в базе 1С 8.3 делается очень просто. Для этого необходимо открыть необходимый  документ и в поле номер документа поставить нужный. Например:

В документе Поступление товаров:

ввод номера входящего документа в 1С

В документе Поступление на расчетный счет:

ввод номера входящего документа в 1С

Либо в полученном счете-фактуре:

ввод номера документа Счет-фактура полученный

При вводе документа Поступление товаров и услуг в 1С 8.2 (8.3) необходимо указать номер и дату первичного документа поставщика. В случае некорректного ввода данных в аналитических расчетах неправильно отразятся реквизиты документа поставщика. Подробнее об этом смотрите в нашем видео:

Как исправить нумерацию исходящих документов в 1С 8.3

Что касается исходящих документов, то программа 1С 8.3 при их создании сама присваивает им номер:

нумерация исходящих документов в 1С

Автоматически проставленный номер пользователи видят после записи или проведения документа:

автоматическая нумерация исходящих документов в 1С

При попытке исправления номера документа программа 1С 8.3 выдаст информационное предупреждение об автоматической нумерации исходящих документов:

информационное предупреждение при попытке исправления номера документа

Необходимость исправлять номера исходящих документов возникает в случае нарушения хронологии занесения данных в базу 1С 8.3.

Если в учете произошла такая ситуация, то исправление нумерации может привести к некоторым сложностям, так как в случае ручной корректировки номера исходящего документа может сбиться последовательная автоматическая нумерация в базе 1С 8.3. Помимо этого, если исходящий документ уже подписан и находится у покупателя, то учетные данные в программе 1С 8.3 будут отличаться от выданных первичных документов.

Внимание! Не рекомендуется вручную исправлять нумерацию исходящих документов в 1С 8.3, чтобы не нарушать целостность учета.

Как восстановить хронологическую нумерацию счетов-фактур и кассовых документов в 1С 8.3

В 1С 8.3 существует возможность автоматически восстановить хронологическую нумерацию входящих и исходящих документов в сервисе Экспресс-проверка:

Экспресс-проверка в интерфейсе 1С

Данный сервис в 1С 8.3 позволяет в любое время производить проверку учета по некоторым положениям законодательства и встроенным алгоритмам работы программы. Экспресс-проверка в 1С Бухгалтерия 3.0 (8.3) выполняет анализ учета в следующих направлениях:

  • Положения учетной политики – проверка соблюдения общих положений учетной политики;
  • Анализ состояния бухгалтерского учета – контроль баланса бухгалтерских счетов и выявление технических ошибок учета с целью подготовки данных для формирования документов внешней отчетности;
  • Операции по кассе – проверка правильности ведения кассовых операций;
  • Ведение книги продаж по НДС – проверка правильности отражения операций, связанных с ведением книги продаж;
  • Ведение книги покупок по НДС – проверка правильности отражения операций, связанных с ведением книги покупок.

Как осуществить экспресс-проверку НДС в 1С 8.3 и как избежать технические ошибки по НДС читайте в нашей статье.

Для контроля нумерации документов в 1С 8.3 необходимо перейти в настройки Экспресс-проверки:

настройки Экспресс-проверки в 1С

В открывшемся окне настроек снимаем галочки со всех разделов учета, так как программа 1С 8.3 может проверить правильность нумерации только кассовых документов и счетов-фактур выданных:

окно настроек Экспресс-проверки

Открываем «плюсиками» раздел Операции по кассе и отмечаем галочками только соблюдение нумерации документов:

выбор проверки соблюдения нумерации ПКО и РКО в 1С

Открываем «плюсиками» раздел Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость и отмечаем галочками только соблюдение нумерации документов:

выбор проверки соблюдения нумерации счетов-фактур в 1С

После этого нажимаем кнопку Выполнить проверку. По окончании проверки программа 1С 8.3 покажет:

  • Предмет контроля;
  • Результат проверки;
  • В случае наличия ошибок – возможные причины их возникновения и рекомендации по устранению ошибок:

результат проведения Экспресс-проверки

При проверке кассовых документов, а также книги покупок и книги продаж по НДС, программа 1С 8.3 проверяет хронологию проведения документов и может предложить исправить нумерацию документов. В разделе Рекомендации можно увидеть предложение по устранению данной ошибки – Автоматическая перенумерация документов. Помимо этого, в детальном отчете об ошибках видим список документов, в которых была нарушена хронология проведения документов.

детальный отчет об ошибках

Обратившись к сервису перенумерации, программа 1С 8.3 предупреждает о том, что возможно несовпадение номеров выданных документов и тех, что будут в учете. Также здесь можно выбрать – с какого номера начать перенумерацию и какие новые номера документов будут в учете:

вызов сервиса Автоматическая перенумерация документов

Для удобства в сервисе Перенумерация есть возможность распечатать тот или иной документ, номер которого будет исправлен. Либо реестр документов со старыми номерами для сверки учета после выполнения перенумерации:

печать документов для сверки учета после выполнения перенумерации

После того, как получено согласие пользователя о перенумерации, программа 1С 8.3 выполнит ее. Далее появится информационное окно, в котором отразится список перенумерованных документов с указанием нового и старого номера, а также появится возможность распечатать документы с новыми номерами из Экспресс-проверки или их реестр:

список перенумерованных документов

Таким же образом можно восстановить нумерации выданных счетов-фактур:

отчет об ошибках в нумерации выданных счетов-фактур

Внимание! Соглашаясь с автоматической перенумерацией документов в 1С 8.3, пользователь рискует допустить разногласия между учетными данными и выданными оригиналами счетов-фактур. Это может осложнить сдачу налоговой декларации по НДС:

перенумерация счетов-фактур выданных в 1С

После завершения операции перенумерации счетов-фактур выданных, программа 1С 8.3 выдаст информационное сообщение, в котором укажет новые и старые номера выданных счетов-фактур, а также появится возможность распечатать счета-фактуры с новыми номерами или реестр:

список с новыми и старыми номерами выданных счетов-фактур

Чтобы ошибка о корректности номеров документов ушла из окна Экспресс-проверки, необходимо закрыть окно перенумерации и повторно провести проверку учета:

по экспресс проверке ошибок не обнаружено

На сайте ПРОФБУХ8 Вы можете посмотреть другие наши бесплатные статьи и материалы по конфигурациям:
1C:Бухгалтерия 8.3 (8.2).

Рекомендуем изучить общие правила первичного документооборота в нашем видео уроке:

Получить бесплатно



Добавить комментарий / написать вопрос

Ваше Имя*

Все комментарии (2)
  • Avatar

    Kino Torrent Авг 17 2016 - 15:02 Ответить

    Но, к сожалению, она делает проверку на правильность нумерации только по кассовым документам и по счетам-фактурам.

    • Avatar

      Ирина Шаврова Profbuh8.ru Авг 17 2016 - 16:15 Ответить

      Все верно.) По другим документам необходимости соблюдения “правильной” нумерации нет. Это не будет являться “ошибкой”.
      Но, тем не менее, можно и здесь при необходимости исправить нумерацию, используя внешнюю универсальную обработку с диска ИТС “Обработка “Универсальные подбор и обработка объектов”.
      Там есть возможность перенумерации объектов.
      Обработка работает в толстом клиенте, в курсе Переход на ред. 3.0 мы показываем, как запускать такие обработки в 8.3

Добавить комментарий / написать вопрос

Ваше Имя*

×
Зарегистрируйтесь и получите бесплатно более 200 видеоуроков
по работе в 1С:Бухгалтерия 8, 1С:ЗУП 8, 1С:УТ 8

Пароль будет направлен Вам на E-mail, который Вы укажете

Мы гарантируем безопасность ваших данных
и ни при каких условиях не передадим их
третьим лицам