Командировка в 1С 8.3 Бухгалтерия

Получить 200 видеоуроков по 1С бесплатно:

Практически каждому бухгалтеру приходилось хотя бы единожды отправлять сотрудника в командировку. Рассмотрим, как оформляются командировки в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0.

В 1С 8.3 кадровые командировочные документы не формируются, а отражаются только финансовые документы.

Важно! У работодателя должно быть положение, регламентирующее размеры и порядок возмещения командировочных расходов.

Выдача в подотчет на командировочные расходы

Сотруднику перед командировкой необходимо выдать деньги. Аванс можно выдать из кассы или перевести денежные средства на личный расчётный счёт сотрудника. При этом в 1С 8.3 финансовые документы оформляются в разделе Банк и Касса:

раздел Банк и Касса

Выдача на командировочные расходы из кассы

В кассовых документах нужно добавить документ Выдача наличных, с помощью кнопки Выдача:

Выдача на командировочные расходы из кассы

Перейдём к заполнению кассового документа. Вид операции необходимо указать Выдача подотчётному лицу:

  • Номер и дата в 1С 8.3 автоматически устанавливаются при проведении документа, но можно откорректировать вручную;
  • Получатель – командировочное лицо.

Реквизиты печатной формы:

  • По документу – автоматически отображаются данные удостоверения личности сотрудника из справочника Физические лица;
  • Основание – на какие нужды выданы денежные средства;
  • Приложение – документ – основание для выдачи денежных средств:

выдача подотчетных сумм из кассы

Важно! С 2012 года денежные средства в подотчёт для командировки выдаются на основании заявления в произвольной форме.

Вносятся данные удостоверения личности сотрудника из справочника Физические лица:

ввод  данных удостоверения личности сотрудника

Если указать у статьи ДДС в справочнике Статьи движения денежных средств, что она используется по умолчанию в операциях выдачи подотчётных сумм, то статья ДДС в документе Выдача наличных будет подставляться автоматически:

статья ДДС в операциях выдачи подотчётных сумм

Движения документа (проводки) выдачи наличных подотчётному лицу стандартные:

проводки по выдаче наличных подотчётному лицу

Расходный кассовый ордер по форме КО2 можно открыть по кнопке Печать. По команде Печать можно распечатать типовую форму Расходный кассовый ордер (КО2).

Перевод на командировочные расходы на личный расчётный счёт

Если не используется Клиент-банк

Создаём документ Платёжное поручение на вкладке Банк и касса – Платёжные поручения и на основании его сформируем документ Списание с расчётного счёта:

  • Вид операции обязательно указать – Перечисление подотчётному лицу;
  • Сотрудник – командировочное лицо;
  • Получатель – необходимо указать Сотрудник или Банк, в зависимости от того как именно перечисляются денежные средства, посредством банка или сразу на расчётный счёт сотрудника;
  • Поставить галочку Оплачено.

Документ Списание с расчётного счёта в 1С 8.3 формируется через Ввести документ списание с расчётного счёта:

Перевод на командировочные расходы на личный расчётный счёт

Далее необходимо проверить данные в документе Списание с расчётного счёта. Галочку Подтверждено выпиской банка необходимо снять и установить тогда, когда платёж пройдёт:

заполнение документа Списание с расчётного счёта

Если используется Клиент-банк

Если в 1С 8.3 используется Клиент-банк, то создавать документ Платёжное поручение не нужно. Документ Списание с расчётного счёта формируется на основании выгруженного платёжного поручения или вручную. При создании вручную не забываем установить вид операции – Перечисление подотчётному лицу.

Для первого варианта необходимо в списке платёжных поручений с помощью полей отбора отсортировать документы и найти нужное платёжное поручение:

список выгруженных платёжных поручений

Для второго варианта воспользоваться командой Списание из реестра документов банковских выписок:

создание документа Списание с расчётного счёта вручную

Движения документа Списание с расчётного счёта формируются только после установки галочки Подтверждено выпиской банка:

проводки по перечислению подотчетных сумм

Как оформить командировку в 1С 8.3

По возвращении из командировки и выходе на работу сотрудник обязан в течение трёх рабочих дней отчитаться по командировочным расходам.

Возмещаемые командировочные расходы:

  • Расходы на проезд;
  • Расходы по найму жилья;
  • Суточные расходы;
  • Иные расходы, подтверждённые и экономически обоснованные.

Как заполнить авансовый отчет в 1С 8.3

Для отражения командировочных расходов в 1С 8.3 используется документ Авансовый отчёт. Журнал авансовых отчётов находится на вкладке Банк и касса – Авансовые отчёты:

Авансовые отчёты в интерфейсе 1С

Авансовый отчёт в 1С 8.3 можно создать из журнала Авансовых отчётов с помощью кнопки Создать:

создание Авансового отчета в 1С

  • Подотчётное лицо – командированный сотрудник;
  • Назначение – указываем на какие нужды выданы денежные средства;
  • Приложение __ документов на __ листах – количество документов и их листов, приложенных к авансовому отчёту;
  • В таблицу Авансы заносим все документы, за которые отчитывается сотрудник, с помощью команды Добавить;
  • Воспользовавшись кнопкой выбора,  переходим к необходимому типу документов;
  • Командировочные расходы заполняются на вкладке Прочее;
  • Если во время командировки сотрудник покупал товары, тару или производил оплату поставщику, то данные расходы указываются на вкладках Товары, Возвратная тара и Оплата соответственно:

заполнение авансового отчета в 1С

Важно! Для подтверждения расходов в виде суточных предоставлять какие-либо документы не нужно. Для остальных расходов необходимо иметь подтверждающие документы (квитанции).

Если оплата произведена за безналичные денежные средства, то должно быть подтверждение оплаты личной банковской карты, где отображена фамилия командировочного лица.

В табличной части Прочее необходимо занести все данные отчётных документов, которые предоставил сотрудник:

  • Галочка «СФ» устанавливается для регистрации счёт-фактуры полученного или БСО, где НДС выделен отдельной суммой, например, билеты. Если НДС не выделен, то вся сумма включается в состав расходов и галочку «СФ» устанавливать не нужно.
  • Галочка «БСО» (бланк строгой отчётности) устанавливается при необходимости зарегистрировать БСО, по которому НДС принимается к вычету и отображается в Книге покупок.

Далее в таблице также можно отредактировать счета учёта. Внизу табличной части отображается остаток по данному авансовому отчёту:

заполнение вкладки Прочее

Счёт-фактура полученный формируется автоматически на основании данных колонки Реквизиты счета – фактуры:

автоматически сформирован Счёт-фактура (БСО)

и отображается в Книге покупок:

ж/д билеты отражены в Книге покупок

Особенности работы с подотчетными лицами в 1С 8.2 (8.3), как правильно заполнить Авансовый отчет рассмотрено в следующем видео:

Учет командировочных расходов в 1С 8.3

Проверить состояние расчётов с командировочным лицом в 1С 8.3 можно воспользовавшись отчётом Оборотно-сальдовая ведомость по счету:

Оборотно-сальдовая ведомость по счету

По данному отчету в 1С 8.3 можно провести сверку взаиморасчётов с сотрудником по командировочным расходам, а также по всем подотчётным суммам:

сверка взаиморасчётов с сотрудником по командировочным расходам

Возврат неиспользованных средств

Для возврата неиспользованных средств, выданных на командировочный расходы, в 1С 8.3 необходимо на основании авансового отчёта создать документ Поступление наличных:

Возврат неиспользованных подотчетных сумм в 1С

В созданном документе необходимо проверить данные:

внесение остатка по авансовому отчету

Перерасход использованных средств

На перерасход в 1С 8.3 необходимо создать документ Выдача наличных или Списание с расчётного счёта, как описывалось ранее из раздела Банк и Касса.

Более подробно порядок ввода Авансового отчета по командировочным расходам (суточные, проезд, проживание), особенности принятия НДС к вычету по командировочным расходам рассмотрено на нашем курсе по работе в 1С 8.3 Бухгалтерия в модуле Расчеты с подотчетным лицом. Подробнее о курсе смотрите в следующем видео:

Получить бесплатно



Добавить комментарий / написать вопрос

Ваше Имя*

×
Зарегистрируйтесь и получите бесплатно более 200 видеоуроков
по работе в 1С:Бухгалтерия 8, 1С:ЗУП 8, 1С:УТ 8

Пароль будет направлен Вам на E-mail, который Вы укажете

Мы гарантируем безопасность ваших данных
и ни при каких условиях не передадим их
третьим лицам