Расчет, начисление и выплата аванса в 1С 8.3 (8.2) ЗУП

Инструкция по начислению и выплате аванса в 1С 8.3 (8.2) ЗУП 2.5 и ЗУП 3.0 на примерах. Изучим особенности, которые необходимо учитывать при выплате аванса.

Как должен рассчитываться аванс нигде не регламентировано, поэтому способ расчета работодатель выбирает самостоятельно. Срок выплаты так же необходимо устанавливать согласно статье 136 ТК, то есть каждые полмесяца.

В инструкции рассмотрим какие возможности по расчету и выплате аванса присутствуют в программах 1С 8.3 (8.2) ЗУП.

Аванс в 1С 8.2 ЗУП ред.2.5

Рассмотрим как произвести расчет аванса за первую половину месяца и начислить плановый аванс (фиксированная сумма) в 1С ЗУП 2.5 (8.2).

Плановый аванс (фиксированная сумма) в 1С ЗУП 2.5

В 1С ЗУП 2.5 данный вариант позволяет назначить некую сумму в качестве планового аванса и выплачивать её.

Как назначить плановый аванс

Все суммы планового аванса хранятся в регистре сведений Авансы сотрудникам организаций. В 1С ЗУП 2.5 заполнить данный регистр можно:

• Непосредственно вручную. Открыть регистр через меню Расчет зарплаты по организациям и кнопкой Добавить внести запись по сотруднику:

• Используя справочник Сотрудники. Открыть список сотрудников и в колонке Аванс внести нужную сумму:

Как выплатить плановый аванс

В 1С ЗУП 2.5 выплачивается аванс с помощью документа Зарплата к выплате организаций: Рабочий стол – Расчет зарплаты – Зарплата к выплате:

Выбираем месяц, за который выплачиваем аванс. Из примера  это январь 2016 года, вариант выплаты Через кассу и обязательно указываем что выплачиваем Плановый аванс. Далее остается нажать Заполнить и увидим, что программа 1С ЗУП 2.5 автоматически заполнила документ сотрудниками, с фиксированными суммами аванса из регистра Авансы сотрудникам организаций.

Важно! При выплате планового аванса программа 1С 8.2 ЗУП 2.5 не умеет корректно учитывать отсутствия сотрудника.

Если сотрудник отсутствовал весь расчетный период, за который считается аванс, то такую ситуацию программу 1С ЗУП 2.5 можно научить понимать. Для этого достаточно в параметрах учета установить флажок Учитывать невыходы:

Например, если сотрудник с 1 по 15 число был в отпуске, то в документ по выплате аванса он не попадет. Но если сотрудник отсутствовал не весь расчетный период, то программа 1С ЗУП 2.5 предложит выплатить ему полную сумму аванса и выдаст предупреждение.

Например, отправим сотрудника в отпуск с 11.01.2016г. по 14.01.2016г.:

А теперь выплатим аванс за январь 2016 года. Программа 1С ЗУП 2.5 предлагает выплатить полную сумму аванса в размере  4 500 руб, хотя сотрудник отработал только один день, но при этом выводит сообщение. Далее нужно решить: либо оставить полную сумму аванса, либо её уменьшить, но сделать это придется в документе на выплату аванса вручную:

Расчет аванса за первую половину месяца в 1С ЗУП 2.5

Используя данный метод начисления в 1С ЗУП 2.5, можно получить более точно рассчитанную сумму аванса за первую половину месяца, то есть с 01 по 15 число, с учетом отработанного времени.

Для того чтобы правильно рассчитать и выплатить такой аванс, необходимо выполнить все те действия, которые выполняют кадровики и расчетчики когда рассчитывают и выплачивают полную з/пл, только расчетный период в этом случае в половину меньше.

Порядок действий для правильного расчета аванса в 1С ЗУП 2.5:

1. Вводятся все кадровые документы – приемы, переводы, увольнения;
2. Все отсутствия – отпуска, командировки, больничные и т.п;
3. Рассчитывается з/пл за первую половину месяца;
4. Выплачивается аванс за первую половину месяца.

С помощью отчета Т-13 убедимся, что в организации есть сотрудник Новенький С.С, у которого присутствует неявка (отпуск):

Значит при расчете зарплаты за первую половину месяца неявка (отпуск) должен быть учтен в расчете. Создадим и рассчитаем документ Начисление зарплаты с режимом начисления Первая половина текущего месяца. Из примера видно, что:

• При расчете аванса у сотрудника Новенький С.С, по которому был внесен отпуск, результат рассчитан с учетом одного отработанного дня в период с 01.01.2016г. по 15.01.2016г.;
• Самойлов А.В. был принят на работу с 10.01.2016г. и отработал не весь расчетный период аванса, поэтому ему рассчиталась сумма за 5 отработанных дней:

Остается выплатить данные суммы документом Зарплата к выплате с указанием что выплачиваем Аванс по расчету за первую половину месяца. Автоматически программа 1С ЗУП 2.5 заполнит строчки с суммами, которые были рассчитаны за первую половину месяца, с учетом отработанного времени:

Аванс в 1С 8.3 ЗУП ред.3.0

Возможны следующие способы начисления аванса в программе 1С ЗУП 3.0:

1. Плановый аванс (фиксированная сумма);
2. Процентом от ФОТ работника;
3. Расчет за первую половину месяца.

Перед тем как приступить к расчету аванса, необходимо указать какой вариант расчета аванса будет у каждого сотрудника. Информация по выбранному варианту отражается в регистре сведений Плановые авансы. Данный регистр имеет период, то есть дата с которой действует данная запись. Таким образом в программе 1С ЗУП 3.0 можно изменить способы начисления и выплаты аванса по сотруднику:

Назначить способ начисления аванса в 1С ЗУП 3.0 можно использовав документы:

• Кадровые документы – прием на работу, кадровый перевод, изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком, возврат из отпуска по уходу;
• Изменение оплаты труда;
• Изменение аванса;
• Начальная штатная расстановка.

Аванс при приеме на работу в 1С ЗУП 3.0

При найме на работу сотрудника на закладке Оплата труда в поле Аванс указывается необходимый метод начисления.

Например, сотруднице Сокориной А.И. назначается способ расчета аванса “Процентом от тарифа” с указанием 40%. Тарифом является ФОТ (фонд оплаты труда) сотрудника:

Складывается такой ФОТ из плановых начислений, которые назначают сотруднику при приеме на работу с учетом, что в настройке такого начисления стоит признак:

По нашему примеру ФОТ = 17 325 руб. и сложился он из ФОТ Оплаты по окладу и Надбавки за руководство бригадой. Для того чтобы посмотреть эти составляющие, необходимо отобразить колонку Вклад в ФОТ, нажав на зеленый карандаш.

Колонка Вклад в ФОТ заполнена у всех начислений, кроме премии ежемесячной, всё потому что в настройке данного начисления не установлен признак Включать в ФОТ:

Таким образом, установкой данного признака можно управлять начислениями, которые будут входить в ФОТ. У нашей сотрудницы аванс составит 40% от 17 325 руб.

• В случае выплаты аванса фиксированной суммой, необходимо выбрать соответствующий способ и указать сумму аванса:

• При расчете аванса за первую половину месяца выбирается так же соответствующее значение:

Расчет аванса в 1С 8.3 ЗУП 3.0

После того как сотруднику назначили способ выплаты аванса можно приступить к его выплате. Однако прежде чем приступить к выплате в ЗУП 3.0, необходимо внести все кадровые документы по приему новых сотрудников, увольнению, документы по изменению плановых начислений, а так же отсутствия сотрудников в расчетный период аванса.

• Если аванс сотруднику назначен фиксированной суммой или процентом от ФОТ, то далее можно приступить к его выплате.
• Если аванс рассчитывается за первую половину месяца, то необходимо произвести расчет. Для расчета аванса за первую половину месяца используется документ Начисление за первую половину месяца.

Для того чтобы отсутствия сотрудников были учтены при расчете аванса, необходимо чтоб такие отсутствия были утверждены расчетчиком.

Рассмотрим пример. Пользователь с правами кадровика вносит на работницу Сокорину А.И. неявку по невыясненной причине с 01.02.16 по 04.02.16, проводит данный документ:

В списке документов новый созданный кадровиком документ проведен, но выделен толстым шрифтом. То есть документ введен кадровиком, но не утвержден расчетчиком. Значит не может быть принят к учету в системе 1С ЗУП 3.0 как документ фиксирующий отсутствие сотрудника за данный период.:

В отчете Т-13 за первую часть февраля по Сокориной А.И. отображается “НН”, которые ввел кадровик:

Создадим документ Начисление за первую половину месяца по сотруднице за данный период, где видно расхождение по количеству дней/часов: по табелю 7 дней, а в расчете аванса 11 дней:

Такое расхождение возникло только потому, что отсутствие не утверждено расчетчиком. Поэтому утвердим документ:

И выполним расчет начисления за первую половину месяца еще раз. Теперь Т-13 и расчет совпадают по отработанному времени:

Важно! Для того чтобы в 1С ЗУП 3.0 при расчете зарплаты за первую половину месяца было учтено отработанное время, необходимо чтобы все документы были утверждены расчетчиком.

Так же при расчете за первую половину месяца можно включать только определенный перечень плановых начислений. В нашем случае премия месячная так же не входит в данный расчет, так как у нее не стоит признак:

Кроме того что в документе Начисление за первую половину месяца рассчитываются все начисления, в нем так же рассчитываются все плановые удержания и НДФЛ:

Суммы удержаний НДФЛ – это суммы, которые будут учтены при выплате аванса, то есть результат начисления будет сокращен на сумму удержания НДФЛ. Как такового НДФЛ, как налога исчисленного, в программе 1С ЗУП 3.0 еще нет, он появится только при окончательно расчете з/пл за месяц.

Так же и начисления как такового в программе 1С ЗУП 3.0 еще нет. Если посмотреть свод или расчетный листок, то эти формы будут пустыми. Документ по начислению за первую половину месяца делает некий расчет, который в дальнейшем будет использован только при выплате аванса.

Более подробно как рассчитывается аванс по расчету за первую половину месяца в конфигурации 1С ЗУП (8.3) смотрите в нашем видео уроке:

Выплата аванса в 1С ЗУП 3.0 (8.3)

• При выплате аванса фиксированной суммой или процетном от тарифа необходимо учитывать тот факт, что программа 1С ЗУП 3.0 (8.3) не корректирует сумму с учетом отработанного времени. Поэтому, если сотрудник отработал расчетный период, за который выплачивается аванс не полностью, то сумму аванса необходимо скорректировать вручную.
• Если сотрудник полностью не отработал период с 01 по 15 число, то при выплате аванса, он не попадет в документ на выплату.

Выплата аванса в 1С ЗУП 3.0 (8.3) осуществляется документами:

• Ведомость выплаты зарплаты через банк;
• Ведомость выплаты зарплаты через кассу;
• Ведомости перечислений на счета;
• Ведомость выплаты через раздатчика.

В назначении платежа необходимо указать Аванс. В 1С ЗУП 3.0 по кнопке Заполнить производится заполнение документа сотрудниками, которым определен аванс, причем не важно каким способом он будет рассчитан.

Если по каким-либо причинам необходимо скорректировать сумму аванса, то нужно сделать двойной клик мышкой по нужной строчке и нажать на кнопку Изменить зарплату:

НДФЛ при выплате аванса в 1С ЗУП 3.0 (8.3)

Несмотря на то, что при выплате аванса НДФЛ не удерживается, однако в документе могут появиться строчки с заполненным НДФЛ. В нашем примере так получилось у Дятлова И.В, сумма 422,00 руб – это НДФЛ с начислений, которые выплачиваются вместе с авансом. Однако, у Дятлова И.В. была введена командировка и указано, что она будет выплачена вместе с авансом. Поэтому при выплате аванса сумма К выплате по Дятлову составила аванс + командировка и удержался НДФЛ с командировки. Данную сумму НДФЛ нужно обязательно удержать и перечислить:

Научиться устанавливать порядок расчета аванса, регистрировать выплату аванса в 1С ЗУП 3.0, проводить синхронизацию аванса с 1С Бухгалтерией 3.0 можно на нашем курсе по работе в 1С:ЗУП 8 ред. 3.0 в модуле Ежемесячная работа в программе: аванс и зарплата – полный цикл от начислений до проводок. Подробнее о курсе смотрите в нашем видео:

На сайте ПРОФБУХ8 Вы можете посмотреть другие наши бесплатные статьи и материалы по конфигурациям:
1C ЗУП 3.0 и ЗУП 2.5. Полный список наших предложений можно посмотреть в каталоге.

Поставьте вашу оценку этой статье: